La richiesta
Gestire flussi approvativi di acquisti e i relativi pagamenti può essere in certi casi un’operazione complessa, che richiede l’approvazione di diverse funzioni aziendali.
Sempre più aziende hanno bisogno di uno strumento per la gestione di questi flussi che sia in grado di sostenere un numero molto elevato di processi e che consenta approvazioni anche in tempi brevi, facilitando eventuali situazioni di approvvigionamento in emergenza.
Un’ulteriore esigenza riguarda inoltre la fruizione sui dispositivi mobili: alcuni utenti, infatti, sono spesso in trasferta o in movimento sul territorio e hanno quindi bisogno di fornire la loro approvazione da uno smartphone – o altri dispostivi mobili – in modo pratico e immediato.
Il flusso di approvazione continua fino alla ricezione della fattura da parte del fornitore, momento in cui parte poi il processo di approvazione dei pagamenti.
Questo è il quadro della esigenze del cliente, alle quali abbiamo trovato risposta insieme ad ARXivar.
Il progetto
Siamo partiti integrando il gestionale contabile OS1 e ARXivar; in questo modo abbiamo potuto semplificare la gestione per gli operatori di back office. Come? Innanzitutto, realizzando una dashboard che presenta tutta la catena degli acquisti – RDA, ordine, DDT, fattura – e allo stesso tempo anche i relativi stati di avanzamento. Abbiamo inoltre reso possibile il controllo dell’archiviazione dei documenti in ARXivar direttamente dalla stessa dashboard.
Nel momento in cui un documento viene archiviato, si attivano una serie di workflow per guidare il percorso approvativo, diversificato a seconda della categoria dei beni/servizi e del loro importo.
L’approvazione diventa così facile e comoda e può essere effettuata con il client ARXivar installandolo su PC, smartphone o tablet. Per quanto riguarda il flusso di approvazione dei pagamenti, invece, viene gestito attraverso un pannello di OS1 che si interfaccia con ARXivar; in questo modo si possono visualizzare tutti i documenti che compongono la catena di acquisto.
La soluzione
Attraverso questa integrazione, abbiamo reso il processo approvativo più rapido e gestibile da diversi device, anche mobile. Ogni operazione e la relativa documentazione vengono tracciate digitalmente; in questo modo è facile consultarle in qualsiasi momento e verificare il loro status.
Eliminando l’utilizzo della carta, questa si presenta come una soluzione sostenibile, ma non solo: tutti i documenti possono essere inviati digitalmente in conservazione a norma nel giro di pochi minuti, senza doverli stampare e archiviare fisicamente in ufficio.
La soluzione che abbiamo ideato con ARXivar è pensata per chi ha bisogno di un percorso approvativo semplice e intuitivo, che consente di risparmiare tempo prezioso. Anche nei casi di approvazione più complessi e articolati, infatti, vengono coinvolte solo le figure necessarie per mandare avanti il processo in quella determinata fase.
